こんにちは、プリンス伊藤です。

5週にわたって紹介を行ってきたハッカソンの記事も今回が最後になります。今回のチームは社内における問題を改善する方法を提案してくれました。それではどうぞご覧ください!



こんにちは、チーム「ミートボウズ」です。 私たちの班では、社内改善をテーマにスケジュール通知システムを構築しました。

背景

社内改善をテーマにしようと集まったチームなのですが、改善したい事はいろいろあれど、わずかな時間で出来る改善案がなかなか思い浮かびませんでした。

そんな中、社内で少しレガシーなシステムになっているスケジュール管理に利用している、最新のバージョンではないサ○ボウズ(以下、スケジュール管理システム)の事が話に出てきました。 ※ 社内で少し古めのサ○ボウズを利用しています。

社内で軽くヒアリングしてみると、

  • 会議や往訪の予定が詰まっているので、1日に何度も確認している
  • 常にスケジュールのページを開いているが、たまに閉じてしまうと再度開いて確認するのが大変
  • 社外で予定を確認するときは、スマホのブラウザでPC用に最適化されているページで確認している
  • 確認するのを忘れて、見逃してしまうことがある

上記のような事があることが分かりましたので、ここを改善することにしました。

改善の方法

改善の方法ですが、ヒアリングの結果と作成する期間を考えて

  • 自分のスケジュールが確認できる
  • 予定の開始5分前にスマホに通知を送る

という2つの機能を持ったスマートフォン向けのアプリを作成することにしました。

システム構成

システム構成は以下のようになります。

構成図

バックエンド

手軽に作成するために、通知部分には ニフティクラウドさんの mobile backend を利用することにしましたので、作成した機能は以下の4点となります。

  • 取得した各種情報を提供するAPI(認証、スケジュール)
  • ブラウザでもアクセス可能なように、スケジュール情報のみを提供するWebサービス
  • スケジュール管理システムから各種情報をスクレイピングにより定期的に取得してくるバッチ
  • 各ユーザの近くなったスケジュールを確認して mobile backend へ通知の依頼をするバッチ

アプリ

アプリで作成した機能は、以下の3点となります。

  • ログイン機能
  • 自分の1週間のスケジュールの表示
  • スケジュール管理システムのスケジュールページの呼び出し

AndroidとiOSのアプリを作成したのですが、iOS版は諸々の事情により、リリースができませんでした。

ちなみに、アプリからは下の画像のような通知が飛んで来るようになっています。

構成図

リリースした結果

一部の方からは地味に便利、思ったより便利、じわじわ来るといった声をいただきました。 しかし、iOSがリリースされず、社内の7割近い方(iOSユーザ)が利用できなかったため、改善の効果が薄かったことが反省として残りました。

さいごに

私たち「ミートボウズ」はこれからも社内改善活動を推進してまいりたいと思います。


自分の予定を把握するのって結構たいへんですよね。それを改善してくれるのは素晴らしいシステムだと思います!